Günstigere Lizenzen für NPO

Jede Organisation ist gezwungen, Kosten zu optimieren und den Betriebsaufwand möglichst tief zu halten. Informatikkosten sind dabei schwer durchschaubar, denn verschiedene Positionen sind oft ineinander verwoben.

Kosten-Optimierungspotential nutzen 

Vor allem bei Lizenzen zeigen unsere Erfahrungen im Kundenalltag ein grosses Kosten-Optimierungspotential. Vielfach verzichten Organisationen auf die Prüfung ihrer Lizenzen aus Angst vor Folgekosten. Dies mit der Konsequenz, dass Vergünstigungen nicht genutzt werden können. Oftmals sind Alternativen nicht bekannt oder fehlerhaft angewandte Lizenzmodelle sind im Einsatz.

Budget-Box

Viele Organisationen wissen nicht, dass sie bei Lizenzen Anspruch auf Vergünstigungen haben. Das Thema Lizenzen blenden sie gerne aus und betrachten die Kosten als gegeben. NPO und Kirchgemeinden können an diesen Stellen Software-Lizenzen günstiger beziehen:

• Stifter-helfen
• SIK/CSI
• Microsoft Spendenprogramm

Nach einem einfachen Antragsverfahren erhalten Sie Zugang zu vergünstigten Lizenzen. Ein kleiner Auszug aus dem Angebot:

• Office Lizenzen
• Office 365 Lizenzen
• Server Lizenzen
• Plus viele weitere Produkte

Nur so finden Sie günstigere Lizenzen.

Stifter-helfen und SIK

Lizenzmodelle sind oft sehr kompliziert. Darüber hinaus, dass sie unverständlich sind, ändern sich die Modelle ständig. Das kann zu kostspieligen Fehlern führen wie:

• Fehllizenzierungen
• Unter- oder Überlizenzierung
• Unnötig teure Mietmodelle

Die Übersicht zu bewahren ist fast unmöglich oder zumindest eine echte Herausforderung. Für die Informatik Ihrer Organisation die richtigen Lizenzmodelle zu finden, ist eine schwierige Aufgabe, die viel Knowhow benötigt. Sie verlangt überdies Erfahrung und Geduld sowie die richtigen Ansprechpartner bei den Herstellern und den Distributoren.

Falsche Lizenzierungen
Oft ist nicht bekannt, dass für Software mehrere Lizenzmodelle existieren. Kritisches Hinterfragen, nachhaken und recherchieren führen hier zum Ziel!

Unter- oder Überlizenzierung
Der reale Bedarf an Lizenzen erfordert ein regelmässiges Überprüfen der Situation in Ihrer Organisation. Nur dann können Unter- oder Überlizenzierung aufgedeckt werden und es entstehen keine unliebsamen Kostenfallen.

Teure Mietmodelle – Jahresmiete vs. Monatsmiete
Wechseln Sie, wenn möglich, auf Jahreslizenzmodelle. Das funktioniert auch bei personifizierten Lizenzen. Sie sparen bis zu 20 Prozent der Kosten.

Lizenz-Box

Welche Alternativen gibt es? Organisationen nutzen oft Software, die man einfach so hat, ohne auf die Kostenfolge zu achten. Die Frage muss sein: Braucht jede/r Mitarbeitende ein Gesamtpaket oder würde eine kostengünstigere, alternative Lösung ebenfalls reichen? Unsere Erfahrungen haben Folgendes gezeigt.

Beispiel Excel:
Wer viel und mit komplexen Tabellen arbeitet, kommt um die Nutzung von Excel nicht herum. Doch es gibt viele Nutzer, die Excel als Listen-Tool mit wenigen Berechnungen nutzen. Dafür gibt es kompatible Lösungen, die ohne grössere Probleme genutzt werden können. Mehrfach konnten unsere Kunden darauf zurückgreifen.

Beispiel Adobe:
Wer Flyer produziert, nutzt dazu oft Adobe-Programme. Auch dafür gibt es kostengünstigere Alternativen, die überdies auch wesentlich einfacher zu bedienen sind. Diesen interessanten Artikel möchten wir Ihnen nicht vorenthalten: www.watson.ch/!495607138

Teure Lizenzmodelle und Wartungskosten abzulösen, ist selten ein One Day Job. Um die gewünschte Kostenreduktion zu erreichen, braucht es eine langfristige IT-Strategie. Ihre Planung muss mit der Unternehmens- und Organisationsstrategie parallel laufen. Nur mit übereinstimmenden Informatikzielen lässt sich die Kostenreduktion richtig definieren und verfolgen. Für das richtige Vorgehen können wir Ihnen unsere Strategie-Box anbieten.

Strategie-Box

Bei den heute eingesetzten Cloud-Lösungen sind Mietmodelle weit verbreitet. Beim Wechsel von Mitarbeitenden laufen dort entsprechende Kosten an. Daher braucht es für die Mitarbeiterverwaltung gut aufgesetzte HR-Prozesse und eine zentrale Kostenkontrolle. So können laufende Kosten von ungenutzten Mietlösungen vermieden werden.

Benutzerverwaltungs-Box

Stifter-helfen

Das IT-Portal für Vereine, Stiftungen, GmbH und andere gemeinnützige Organisationen in der Schweiz bedient ausschliesslich Non-Profit-Unternehmen. Das Portal vermittelt Sonderkonditionen und Produktspenden bekannter IT-Unternehmen sowie Know-how rund um moderne Technologien.
Auf Stifter-helfen stellen führende IT- und Internet-Unternehmen ihre Produkte, Services und Tools Non-Profit-Organisationen als IT-Spende zur Verfügung. Um die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung des Portals zu decken, wird pro Produkt eine geringe Verwaltungsgebühr fällig.
Um IT-Spenden und Sonderkonditionen zu erhalten, müssen sich gemeinnützige Organisationen auf dem Portal registrieren und ihre Gemeinnützigkeit nachweisen. Für den Know-how-Bereich ist keine Registrierung notwendig.
Betrieben wird das Portal von der gemeinnützigen GmbH «Haus des Stiftens» in Partnerschaft mit der amerikanischen Non-Profit-Organisation «TechSoup». In der Schweiz gibt es das IT-Portal seit 2013.

Das Angebot betrifft folgende Produktkategorien:
Analyse-Software | Audio | Video & Grafik | Back-up | Storage & Sicherheit | Betriebssyteme | Büroanwendungen | eLearning | CRM & Fundraising | Marketing & Event | Programmierung | Projektmanagement | Serveranwendungen | Umfragesoftware | Verwaltung & Buchhaltung | Webdesign und Publishing

Folgende IT-Firmen bieten NPO vergünstigte Produkte:
Autodesk | Amazon Web Services | bexiom | BitDefender | Box.org | CleverReach | DocuSign | Easy-Training | Efficent Elements | Facebook | Fanpage Karma | FundraisingBox | Google | HelpMundo | Hueber | idloom InLoox | jacando | Laplink | LamaPoll | Locaboo | Microsoft | NortonLifeLock | 0 and 0 Software | pixx.io |QuestionPro | Sage | Slack | SurveyMonkey | Symnatec Enterprise | Tableau Software | TeamViewer | Tutanota Large | Tutanota Small | Userlike | Veritas | Zoner

SIK

Die Schweizerische Informatikkonferenz, SIK, schliesst Vereinbarungen mit IT-Lieferanten und -Dienstleistern zugunsten ihrer Mitglieder ab. Es sind dies Bund, Kantone, Städte und Gemeinden. Dadurch verfügen öffentliche Verwaltungen in verschiedenen ICT-Bereichen über bessere Einkaufskonditionen und können den Beschaffungsaufwand reduzieren. Derzeit bestehen rund 30 Vereinbarungen über Hard- und Software, wie auch über Dienstleistungen. Von den Vereinbarungen profitieren in der Regel alle öffentlich-rechtlichen Körperschaften der Schweiz und des Fürstentums Liechtenstein.

Bei folgenden Herstellern können Ämter von SIK-Konditionen profitieren:
Adobe Systems | Brother (Schweiz) AG | Cisco AG, Citrix Systems International GmbH | Die Schweizer Post | Ergonomics AG | Gartner Switzerland GmbH | Huawei Technologies Switzerland AG | Microsoft Schweiz GmbH | NetApp Schweiz GmbH | Oracle AG | PrivaSphere AG |  Publicjobs.ch | Ricoh Schweiz AG | Rubicon IT GmbH | SAP (Schweiz) AG | easylearn Schweiz AG | Siemens Schweiz AG |  Sunrise Communications AG | Swisscom AG | SwissSign AG | WISS Wirtschaftsinformatikschule Schweiz

Bezugsberechtigt bei Stifter-helfen sind alle NPO, auch Kirchgemeinden

• NPO (Non-Profit-Organisationen)
• Von der Schweiz anerkannte Kirchgemeinden und andere kirchliche Organisationen
• öffentliche Bibliotheken in kommunaler Trägerschaft
• Organisationen und Einrichtungen in Trägerschaft der öffentlichen Hand

Die IT-Stifterfirmen haben teils zusätzliche eigene Förderkriterien. Manche fördern beispielsweise gezielt kleinere oder mittelgroße Organisationen, andere wiederum unterstützen bevorzugt bestimmte Tätigkeitsschwerpunkte.

Bezugsberechtigt bei SIK sind Gemeinden, Kantone und der Bund

Die verschiedenen Dienstleistungen und Services der SIK stehen in der Regel allen öffentlichen Verwaltungen sowie weiteren öffentlich-rechtlichen Körperschaften zur Verfügung.

Registrieren unter stifter-helfen.ch
Wer hier Lizenzen beziehen möchte, muss zuerst seine Organisation registrieren. Gefordert ist dafür eine Kopie des Nachweises der Gemeinnützigkeit, sowie die Statuten der Organisation. Weiterhin müssen detaillierte Informationen der Organisationen erbracht werden, damit eine Überprüfung der Voraussetzung erfolgen kann.

Projektanfrage starten bei SIK
Die öffentlich-rechtliche Körperschaften der Schweiz haben die Möglichkeit über die SIK bessere Einkaufskonditionen zu erhalten, wenn sie dort eine Projektanfrage machen

Bei vielen Herstellern funktioniert das Charity über das Motto «Tu Gutes und sprich darüber». Hier machen wir sie auf weitere Charity-Programme aufmerksam:

Microsoft NonProfit Programm

Das Programm ermöglicht verschiedenen Organisationen (auch nicht NPO) auf Anfrage unterschiedliche Reduktionen. Dabei ist die Voraussetzung für nicht NPO, dass die Tätigkeiten dem Wohl der Allgemeinheit zugutekommen.

Generelle Vergünstigungen für NPO

Viele Hersteller bieten ihre Lizenzen für NPO zu vergünstigten Konditionen an. Oft reicht eine separate Anfrage um Rabatte zu erhalten. Die angebotenen Konditionen ändern jedoch regelmässig, so dass ein wiederholter Kontakt wichtig ist.

Die Lizenzverträge sind lang, sehr lang. Denn die Hersteller versuchen sich für jede Situation seitenweise, kleingedruckt abzusichern. So werden die Verträge – wenn überhaupt – nur noch überflogen, schliesslich abgelegt und schnell einmal vergessen. Allerdings sind einige Punkte durchaus von Bedeutung für die Verwaltung der Lizenzen. Findet dereinst ein Personalwechsel statt, so sind die Verträge meist nicht mehr abrufbar und verursachen Kosten. Aus Angst, das Falsche zu kündigen, werden an wiederkehrende Kosten einfach weiterbezahlt, was ganz schön ins Geld gehen kann.

Verträge müssen verwaltet werden, aber wie?

Das sind die wichtigsten Daten, auf die Sie zugreifen können müssen:

• Lizenz- und Wartungsvertrag
• Adressen vom Lieferanten
• Datum Einkauf
• Kündigungsfrist
• Zweck der Software
• Applikationsverantwortlicher
• Auflisten von Spezialkonditionen

Selbstverständlich ist diese Auflistung nicht abschliessend. Sie ermöglicht jedoch eine gute Ausgangslage für den Verwaltungsprozess. Anbei finden sie eine Checkliste zur Verwaltung Ihrer Lizenzen.

Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden explizit:

• Wird die einzelne Software tatsächlich genutzt oder nur bezahlt?
• Wie oft wird die Applikation gestartet?
• Gibt es Nutzer, die die Software nicht mehr benötigen?

Eine einfache Umfrage bei den Mitarbeitern verschafft Ihnen Klarheit. Sie können für die Auswertung auch entsprechende Tools verwenden. Softwarelizenzen, die nicht mehr verwendet werden, können Sie künden oder auslaufen lassen.

Lizenz-Box

Kontrollieren Sie Ihre Verträge regelmässig. Am besten in jählichen Abständen. Der Überblick verschafft nicht nur Ordnung – er hilft, die Kosten im Griff zu halten. Davon ausgehend können gewisse Kosten reduziert oder unnütze Zahlungen verhindert werden.

Erstellen Sie einen Prozess und prüfen Sie jährlich jeden Vertrag. Unsere Checkliste für die Vertragsverwaltung hilft Ihnen dabei.

Lizenz-Box

Die Lizenz- und Wartungsverträge enthalten in der Regel verschiedene Leistungen oder schliessen andere aus. Daher ist die Auflistung und Dokumentation der inbegriffenen Leistungen bedeutend. Denn, werden diese Leistungen nicht dokumentiert, ist eine Kontrolle der Dienstleistungsverrechnung des Lieferanten fast unmöglich und die doppelte Zahlung von Leistungen sehr wahrscheinlich.

Welche Leistungen sind in Ihren Verträgen eingeschlossen?

• Updates
• Softwarewartung
• Erneuerung von Zertifikaten
• Gesetzliche Anpassungen und Neuerungen
• Dienstleistungspauschalen

Prüfen Sie die Leistungen nach und dokumentieren Sie sie regelmässig.

Je nach den Bedürfnissen der Unternehmen variieren die IT-Budgetpläne. Typischerweise umfasst ein IT Budget die Bereiche: Verträge (Wartungs- und Lizenzverträge), Support- und Wartungsleistungen, Anschaffungen/Ersatz Hard- und Software, sowie geplante Investitionen.
Wird im Budget die komplette IT-Landschaft erfasst, entsteht eine umfassende Übersicht über die anstehenden Ausgaben für den Informatik-Betrieb, über IT-Auslagen und Investitionen. Dies ermöglicht eine langfristige strategische Planung, die mit Kosteneinsparungen einhergeht.

Bei der IT-Budgetplanung sollten Sie auf diese Faktoren achten:
• Erstellen der Verträge mit Ihren Jahreskosten als Budgetposition
• Prüfen jeder Budgetposition (Fristen, Kostenentwicklung)
• Investitionsplanung (3 Jahre)
• Kostenentwicklung berücksichtigen
• End-of-life-Systeme und Lizenzen planen
• Gesetzliche Anforderungen und Auslagen (Steuern, Datenschutz, Personal) – Änderungen frühzeitig planen

Die Budgetplanung erfordert eine ganzjährige Betrachtung verschiedener Faktoren. Das Führen der Vertragsverwaltung unterstützt Sie bei den Verträgen und den definierten wiederkehrenden Kosten. Die Inventarverwaltung hilft Ihnen eine Übersicht über die Hard- und Software zu behalten. Sie ist für die Investitionsplanung ein unentbehrliches Instrument.
Selbstverständlich kann man die Vertrags- und die Inventarverwaltung über ein gemeinsames Tool verwalten.

Budget-Box
Inventar-Box

Immer wieder laufen Softwareprodukte aus und werden nicht mehr gewartet. Für solche stillgelegten Programme muss ein Ersatz geplant und gefunden werden. Wird diesem Punkt keine Beachtung geschenkt, kann das zu Kostenfallen führen: Denn die Abhängigkeit von anderen Produkten oder Lizenzen kann oft ausserordentliche Investitionen und Erneuerungen erforderlich machen.

Lizenz-Box

Der Softwaremarkt verändert sich schnell – die internen Ansprüche auch. Das gibt Gelegenheit bestehende Lösungen zu hinterfragen. Prüfen Sie Alternativen zu bestehenden Werkzeugen und verbinden Sie das mögliche Einsparungspotential mit zusätzlichem Nutzen. Mindestens alle Schaltjahre sollte diesbezüglich die Diskussion geöffnet werden.