Wie wir bei unseren Kunden Hardware-Kosten senken

Wie wir bei unseren Kunden Hardware-Kosten senken

Hardware-Kosten sind für kleine und mittlere Unternehmen, Vereine und NPO immer ein entscheidender Budget-Posten. Wie können diese Kosten langfristig gesenkt werden? Macht es Sinn, immer auf die neueste Technik umzusteigen? Oder gibt es auch andere, alternative oder sogar kreative Lösungsansätze? In diesem Blogbeitrag möchten wir über die Einführung einer einfachen, wartungsarmen und kostengünstigen Lösung bei einem unserer Kunden berichten. So konnten wir nicht nur Hardware-Kosten senken, sondern auch dem Kundenwunsch nach mehr Mobilität am Arbeitsplatz entsprechen.

Mobile, flexible, wartungsarme und kostengünstige Hardware – geht das?

Dieses Projekt haben wir bei einer Schweizer Stiftung für Menschen mit geistiger, psychischer oder mehrfacher Beeinträchtigung durchgeführt. Was war die Ausgangslage? 

Schon länger war es der Wunsch unseres Kunden, seine tägliche Arbeit auch abseits des Arbeitsplatzes bequem durchführen zu können und dabei auch die Bewohnerinnen und Bewohner der Stiftung mit einzubeziehen. Durch das gemeinsame Erarbeiten von beispielsweise SBB-Fahrplänen, konnte die Teilhabe für die Bewohnerinnen und Bewohner deutlich gesteigert werden. Der Begriff der Teilhabe spielt im Behinderungskonzept der Weltgesundheitsorganisation eine grosse Rolle und beschäftigt sich unter anderem mit Frage nach dem Zugang zu unterschiedlichen Lebensbereichen und der Lebenszufriedenheit. Für die Stiftung war es wichtig, den Grundsatz “sozial denken und wirtschaftlich arbeiten” miteinzubeziehen. Deshalb musste eine einfache, wartungsarme, behindertengerechte und nicht zuletzt kostengünstige Lösung her.

Mit dem Wunsch nach mehr Mobilität am Arbeitsplatz war diese Stiftung nicht allein. In den letzten Jahren nahm die Nachfrage nach mobilen Arbeitsplätzen bei unseren Kunden deutlich zu. Auch diverse Studien zeigen, dass die Nachfrage nach mobilen Arbeitsplätzen in den letzten Jahren immer mehr zunimmt.  

Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren, nicht zuletzt durch Covid-19, sicherlich weiter fortsetzen. Moderne Applikationen müssen nicht mehr nur vom Arbeitsplatz aus erreichbar sein, sondern von jedem Standort innerhalb des Unternehmens, von unterwegs genauso wie aus dem Homeoffice.

Wo Windows an seine Grenzen stößt

Der Wunsch des Kunden war klar, der Weg zu einer Lösung sollte allerdings noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Viele der zum damaligen Zeitpunkt eingesetzten Applikationen liefen nur unter Windows, weshalb nur eine Lösung mit klassischen Laptops oder Tablets mit Windows als Betriebssystem möglich gewesen wäre. 

Der Markt an Windows Tablets war überschaubar und klassische Laptops schieden meist aufgrund der Akkulaufzeit und/oder des Gewichtes aus. Zusätzlich wäre bei Windows-Geräten mit einem erhöhten Wartungsaufwand für das Installieren von Windows Updates und Aktualisieren von Software zu rechnen gewesen. 

Zu diesem Zeitpunkt gab es auch immer wieder grössere Probleme nach der Installation von Windows Updates. Aus diesem Grund wurde die Entscheidung getroffen, weitere Varianten zu evaluieren. Windows ist hier an seine und unsere Grenzen gestossen.

Über neue Software zur neuen Hardware

Da die eingesetzten Windows Applikationen ohnehin schon kurz vor dem End-of-Life bzw. End-of-Support waren, sprich sie würden in Kürze nicht mehr unterstützt werden, war die Anschaffung von neuer, zeitgemässer Software  bzw. der entsprechenden Updates der bestehenden Applikationen bereits in der IT-Strategie (siehe IT Strategiebox) geplant. Dementsprechend wurden auch bereits Budgetmittel reserviert. Daher wurden im darauffolgenden Jahr die wichtigsten Applikationen durch moderne, primär webbasierte Anwendungen abgelöst.

Diese Veränderung ermöglichte uns, neue Lösungsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen. Durch den Einsatz von Webapplikationen stand erstmals auch die Möglichkeit des Einsatzes von Android oder iOS basierten Systemen zur Diskussion. Die Beschaffung der neuen Software öffnete uns also den Weg zu neuen Hardware-Lösungen.

Pilotversuch iPad Pro – einfach, aber noch nicht ganz perfekt

Der Kunde entschied sich, den Pilotversuch mit einem iPad Pro durchzuführen. Wir bestellten daraufhin das entsprechende Gerät und begannen es zu konfigurieren. Die Hyperlinks der wichtigsten Webapplikationen waren schnell im Browser eingerichtet, allerdings entsprach dieser Zugang nicht ganz den Vorstellungen unseres Kunden. Einfach sollte es sein und die Webseiten sollten direkt über den Hauptbildschirm des Tablets erreichbar sein. Also wurden die entsprechenden Lesezeichen einfach auf den Desktop angepinnt. 

Soweit so gut, allerdings entsprachen die angezeigten Icons nicht jenen, der jeweiligen Anwendungen. Die Ursache hierfür war, dass in den entsprechenden Webanwendungen nicht die notwendigen Parameter vorhanden waren, um das entsprechende Icon auf iOS abzulegen und korrekt anzuzeigen. Das erschwert die Wiedererkennbarkeit und macht Fehler wahrscheinlicher. 

Doch selbst mit korrekten Icons würde beispielsweise eine Anpassung der Hyperlinks immer einen manuellen Eingriff bei Anpassungen zur Folge haben, weshalb wir nach einem Weg suchten, dies zentral zu steuern. Eine sehr einfache Möglichkeit Geräte wie iPads zentral zu verwalten, sind so genannte MDM – Mobile Device Management Systeme. Hiermit lassen sich Geräte zentral, beispielsweise über eine Cloud-Anwendung, konfigurieren. 

Wir analysierten die verschiedenen MDM-Systeme und prüften, welches System am besten für den Einsatz geeignet war. Aufgrund des Funktionsumfanges und der Vergünstigungen für Non-Profit-Unternehmen viel unsere Wahl auf Intune von Microsoft. Sehr schnell konnten wir mit diesem System sowohl Verknüpfungen mit den entsprechenden Icons erstellen, als auch zusätzliche Software installieren und die Geräte konfigurieren. 

Gerade hinsichtlich der Konfiguration der iPads konnten wir durch den Einsatz eines MDM-Systems viel Zeit sparen. Richtlinien für die Konfiguration, wie beispielsweise dass der Mitarbeiter die Apple-ID auf den Geräten nicht anpassen darf, wurde eingerichtet. Bestimmte standardmäßige Software wurde ausgeblendet, wenn diese nicht deinstalliert werden kann, und viele weitere Anpassungen konnten so innerhalb von kurzer Zeit angelegt und auf allen Geräte verteilt werden.

Neben den anwenderfreundlichen Icons waren aber auch aktuelle Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Also wurde ein eigenes WLAN erstellt. Die Konfiguration erfolgte nach den aktuellen Sicherheitsempfehlungen, zusätzlich wurde ein Mac-Filter und einer Zertifikatsauthentifizierung eingesetzt. Dadurch konnte sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden einfach auf die Webapplikationen zugreifen können. Für den Zugriff von extern – also von unterwegs oder auch Zuhause – wurde eine VPN-Software bereitgestellt, die den sicheren Zugriff auf alle Anwendungen ermöglicht. 

Pilotversuch erfolgreich. Was jetzt?

Die Testuser waren sehr zufrieden mit der neuen Lösung, da diese eine einfachen Zugriff auf die benötigten Anwendungen von jedem Standort der Stiftung aus ermöglichte. Bald kamen zusätzliche Anforderungen hinzu: So wollten die Mitarbeitenden auch auf den Fileserver zugreifen und Dokumente drucken können – ein verständlicher Wunsch. 

Durch die Installation des Bonjour Services von Apple konnte der bestehende Printserver genutzt werden, um die Drucker auch für iOS bereitzustellen. Die Integration des Fileservers erfolgte aus Sicherheitsgründen ebenfalls durch eine Webanwendung. Hierfür wurde eine Nextcloud Instanz bereitgestellt, über die die einzelnen Ordner des Fileservers erreichbar wurden. 

Nachdem der Test erfolgreich war und alle Anforderungen unseres Kunden erfüllt werden konnten, wurden zusätzliche iPads beschafft und den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Der Umstieg auf diese neue Hardware-Lösung hat sowohl die tägliche Arbeit erleichtert, als auch die Mobilität der Mitarbeitenden erhöht. Auch in der Arbeit mit den betreuten Personen kommen die Tablets häufig zum Einsatz und sorgen auch hier für mehr Flexibilität. 

Neben der Flexibilisierung der Arbeit, konnten durch den Einsatz der iPads auch die Hardware-Kosten deutlich reduziert werden. Ganz ohne Laptops, ganz ohne Windows, dafür mit günstigen Lizenzen und teilweise sogar kostenlosen Open-Source-Lösungen.

Hardware-Kosten senken – erfolgreich, aber es geht um mehr

Die Umstellung auf iPads statt klassischer Rechner und Laptops hat natürlich die Hardware-Kosten gesenkt, aber es zeigen sich noch viel mehr Vorteile: Instandhaltung, Support, Flexibilität im Arbeiten, Flexibilität bei der Wahl von Apps und Software – und auch eine ausgeprägte Zeitersparnis, da Komplexität reduziert wird.

Wer IT-Kosten reduzieren möchte, kann viele Wege gehen. Die Umstellung der Hardware ist einer davon.

Effizient Arbeiten in Zeiten von Covid-19

Während viele andere Unternehmen zu Beginn von Covid-19 verzweifelt versuchten Restbestände von Headsets und Webcams zu kaufen und teilweise lange Lieferzeiten in Kauf nehmen mussten, konnte die Stiftung rasch auf die veränderte Situation reagieren. Mithilfe des MDM-Systems konnte rasch die entsprechende Software bereitgestellt werden, um an Videokonferenzen teilzunehmen.

Durch den Einsatz von Tablets war dies nun nicht mehr nur vom Arbeitsplatz aus möglich, sondern konnte ortsunabhängig von überall aus durchgeführt werden.

Möchten auch Sie Ihre Kosten senken? Dann schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an - gemeinsam finden wir die besten Lösungen für Ihr Unternehmen.