IT-Kostenfallen erkennen und entschärfen

IT-Kostenfallen erkennen und entschärfen

In unserer täglichen Arbeit stellen wir immer wieder fest, dass unseren Kundinnen und Kunden ein Bewusstsein für IT-Kostenfallen fehlt. Ja, wir trauen uns sogar zu sagen, dass hier viel Geld zum Fenster hinausgeschmissen wird. Das ist schade, denn es gibt sicherlich bessere Plätze für Ihr hart verdientes Geld, als der Garten des Nachbarn.

Was uns besonders auffällt: Alle IT-Verantwortlichen wollen wirklich immer nur das Beste, für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Dennoch tappen sie immer wieder in dieselben Kostenfallen. Wir denken, es ist Zeit, diese gemeinsam aufzudecken und zu entschärfen.

Und darauf wollen wir eingehen:

• Ausfallsicherheit von Servern, Rechnern und Komponenten
• Service- und Wartungsverträge
• Telefon- und Datenkosten
• „hübsche“ Software
• IT-Toys und Gadgetism

Ausfallsicherheit von Servern, Rechnern und anderen Komponenten

Ausfallsicherheit, was heisst das überhaupt? Ganz einfach: Wenn Sie auf etwas zu 100 % angewiesen sind, sollten Sie zu 100 % ein Backup haben. 

Sie kennen das Phänomen sicherlich aus eigener, leidiger Erfahrung: Gerade am Wochenende fällt eine zentrale Komponente Ihres Business aus. Das kann das Telefon sein, Ihr Laptop, aber auch der Online-Shop oder der gesamte Server. Guter Rat und schnelle Hilfe sind dann teuer. Und es kann sogar noch teurer werden, wenn Sie nicht vorbereitet sind!

Für alle Komponenten und Services, die zentral für den Betrieb Ihres Unternehmen sind, sollten Sie Ausfallkosten im IT-Budget (LINK IT-Planung) eingeplant haben. Das ist der erste, wichtigste und einfachste Schritt zur Ausfallsicherheit.

Der zweite Schritt lautet flächendeckendes Monitoring und ein effektives Frühwarnsystem. Gerade in diesem Bereich sind kleine und mittlere Betriebe, sowie Vereine und NGO oft nachlässig. Wir verstehen das, denn Monitoring ist ein komplexes System. Dennoch kommt es in der Regel deutlich billiger, in ein solides Monitoring zu investieren, statt im Nachhinein verbrannte Business-Chancen zu beklagen.

Der dritte Schritt ist Störungsvermeidung statt Störungsbehebung. Unser gemeinsames Ziel muss es sein, Fehler gar nicht erst auftreten zu lassen, so dass die aufwändigen und immer auch kritischen Massnahmen zur Wiederherstellung von Prozessen oder Transaktionen nicht einmal ergriffen werden müssen. Sie arbeiten auch im Störungsfall völlig selbstständig und ersparen hohe Ausfallkosten durch ungeplanten Hardware-Ersatz, langen Lieferzeiten, Überbrückungsmieten oder Komponenten-Tausch. 

Und was ist, wenn der Server brennt? Sie schmunzeln vielleicht, aber genau das ist vor wenigen Tagen in Frankreich passiert! Bei Europas grösstem Cloud-Anbieter OVH brannte ein gesamtes Rechenzentrum ab. Betroffen waren staatliche Einrichtungen, Banken, grosse und kleine Unternehmen – rund 3,6 Millionen Websites gingen offline! 

Wie viele essenzielle Daten beim Brand verloren gegangen sind und wie viel Umsatzverlust all das langfristig ausmachen wird, lässt sich derzeit nur erahnen. Aber es ist viel, sehr viel, davon können wir ausgehen. Ob man die Daten nicht irgendwo anders gesichert hat, könnte sich der IT-affine User nun fragen. Ja, das hätte man machen können. Leider, sparen aber auch hier viele Unternehmerinnen, Unternehmer, Vereine und Organisationen und verzichten auf ein ausgefeiltes Sicherheitsnetz. Das hier, in unseren Augen, am falschen Platz gespart wird, müssen wir Ihnen sicherlich nicht sagen. 

Es stimmt natürlich, ein Brand im Rechenzentrum ist eher unwahrscheinlich und dennoch passiert es. Wo wir wieder bei der Eingangsfrage wären: Sind Sie auf Ihren Server und Ihre Daten zu 100 % angewiesen? Dann sorgen Sie für ein 100-prozentiges Backup!

Serviceverträge als potenzielle Kostenfallen für Ihre IT

Serviceverträge müssen zum richtigen Zeitpunkt abgeschlossen werden und das ist – bei Vertragsabschluss! Hier haben Sie noch alle Möglichkeiten in der Hand mit dem Dienstleister zu verhandeln, mögliche Problemfälle zu diskutieren und die Vereinbarungen auf die persönlichen Bedürfnisse anzupassen. 

Nachträgliche Anpassungen von Serviceverträgen sind schwerer zu verhandeln, da sie ja bereits das System implementiert haben. Auch zu „knausrig“ ausverhandelte Verträge können später, etwa durch ein Einzel-Ticket-System, sehr teuer werden.

Sorgen Sie also immer rechtzeitig für schlechtere Zeiten vor.

Garantie-Handling und Garantie-Verlängerung

Ganz ähnlich ist es auch mit den Garantien. Diese müssen Sie unbedingt planen! 

Achten Sie auf Laufzeiten, Möglichkeiten, aber auch Sinnhaftigkeit der Erneuerung von Garantien und prüfen Sie den richtigen Zeitpunkt, ab wann sich eine Garantie nicht mehr rechnet und Verträge besser beendet werden sollten. Wenn Probleme auftreten, ist es oft schon zu spät. 

Wenn Sie von Anfang an daran denken, werden Sie nie wieder über Garantien der Hersteller stolpern und sich ärgern, etwas nicht rechtzeitig bedacht zu haben.

Telefon und Daten als potenzielle IT-Kostenfallen

Ein Bereich, der immer wieder gerne übersehen wird, sind Daten- und Telefonkosten im Unternehmen. Auch diese gehören in die IT und dort kann es zu Vertragsfallen, durch zu teure, zu grosse, nicht gut ausgeschöpfte Flat-Tarif-Verträge kommen. Auch eine falsche Einschätzung des Bedarfs an Datenvolumen und vermeidbaren Kosten durch falsche Streaming-Einstellungen können teuer kommen. 

Mittlerweile finden viel mehr Arbeitsprozesse über mobile Endgeräte statt. Der Bedarf nach guten Verträgen steigt und mit Anbietern kann diesbezüglich auch verhandelt werden. Gerade in der Telekommunikation weiss man mittlerweile, dass Kunden schneller verloren gehen, als man neue findet. Nutzen Sie diesen Umstand für sich!

Hübsche Software als Stolperstein der IT-Kosten

Kennen Sie das? Sie zahlen für Software-Produkte, die bei näherer Betrachtung gar nicht verwendet werden. Noch schlimmer ist es aber, wenn die Lösungen unter ihren Möglichkeiten genutzt werden, aber in Prozessen integriert sind. In diesem Fall lassen sie sich nicht einmal einfach abschaffen. 

Da stellt sich die Frage, warum die Möglichkeiten nicht ausgeschöpft werden. Fehlt den Mitarbeitern die entsprechende Einschulung? Sind Wissensstände im Team unterschiedlich? Hakt es an Schnittstellen? In jedem Fall ist davon auszugehen, dass viel Potenzial liegen bleibt und dadurch versteckte Kosten entstehen. Das Resultat sind Mitarbeiter, die die Software nicht effizient nutzen oder aber überhaupt nicht nutzen, womit Sie wieder umsonst Geld ausgegeben haben. 

Ein häufiges Beispiel, das wir alle aus unserem Arbeitsalltag kennen, aber kaum noch hinterfragen, ist die Nutzung von E-Mails. Wie das? Ganz einfach! Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor: „Ich komme vor lauter Mails nicht zum Arbeiten!“ Ein klassisches Zeichen für die falsche Nutzung des Tools E-Mail! 

Haben Sie eine Ahnung, wie viel Zeit und damit Kosten Sie in Ihrem Unternehmen einsparen könnten, wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter E-Mails effizient nutzen würden? Glauben Sie mir, Sie wollen es gar nicht nachrechnen! 

IT-Toys und Gadgetism

Es wird oft viel zu viel Material gekauft, das nicht wirklich gebraucht wird. Die Entscheidungen fallen spontan, möglicherweise als Work-Around für ein akutes Problem, welches mit etwas mehr Zeit besser und nachhaltiger gelöst werden könnte. Hier verweisen wir gerne auf die POST-Methode. 

Nutzen Sie die dort beschriebenen Fragen vor einer Entscheidung und fokussieren Sie die Menschen, die später mit den Tools arbeiten müssen. Vielleicht ist der Bedarf nur kurzfristig oder es ist der Reiz des Neuen, vermeintlich Besseren, der Sie zum Kaufen animiert. In unserem Berateralltag bestätigt sich immer wieder: Nein, wir brauchen nicht ständig etwas Neues und nein, wir brauchen auch nicht immer das teure Premium-Modell. Oft kommt man mit Open Source Produkten sehr weit. Oft reichen die Basismodelle. Oft ist die gesuchte Funktion bereits an anderer Stelle vorhanden und muss nur hervorgehoben werden. 

IT-Kosten hinterfragen lohnt sich!

IT-Kosten sind ein weites Feld, in dem man schnell den Überblick verlieren kann. Wir wissen das. Wir wollen Ihnen helfen, den notwendigen Überblick zu behalten: mit unserem Webinar „IT-Kosten optimieren”. Lassen Sie sich von Ihren IT-Kosten nicht ausbremsen. Machen Sie 2021 zu Ihrem Erfolgsjahr!

Melden Sie sich gleich an LINK und lassen Sie Ihre Fragen in das Webinar einfliessen. Wir freuen uns auf Ihren Input, unser Wiedersehen und ein persönliches Kennenlernen.

Möchten auch Sie Ihre Kosten senken? Dann schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an - gemeinsam finden wir die besten Lösungen für Ihr Unternehmen.