Nachhaltige IT-Kosten-Planung

Nachhaltige IT-Kosten-Planung

Zahlen Sie freiwillig mehr als notwendig wäre? Egal um was es sich handelt? Natürlich nicht! Aber bei mangelnder IT-Kosten-Planung passiert genau das – jedes Jahr, in unzähligen Unternehmen. Wir finden, es ist Zeit das zu ändern!

Strategische IT-Planung kommt vor der IT-Kosten-Planung

Das vergangene Jahr hat uns deutlich gezeigt. In einer digitalisierten Welt, geht nichts ohne eine funktionierende IT! Plötzlich war der Druck groß, die notwendige Hardware und Software bereitzustellen. Es wurde viel und meist teuer eingekauft. Wir wissen ja: Die Nachfrage bestimmt den Preis! Auch wenn etwas nicht so funktioniert, wie wir es brauchen, kann das rasch unvorhergesehene Kosten mit sich bringen. 

Es stimmt natürlich, eine Pandemie konnte wohl niemand von uns vorhersehen. Dennoch: Wer eine strategische IT-Planung angestellt hat, der behält auch bei der IT-Kosten-Planung den Überblick. und genau darum soll es in diesem Beitrag gehen.

Wozu eine IT-Kosten-Planung sinnvoll ist

Bei einer mangelnden IT-Kosten-Planung kann es schnell passieren, dass Ausgaben ungeplant fällig werden. Entscheidungen müssen dann schnell und meist kostenintensiv getroffen werden. So kann ein nicht beachtete Kündigungsfrist für laufende Softwareverträge, wieder jahrelang belastend auf das Gesamtbudget wirken. Dadurch müssen im schlimmsten Fall andere notwendige Investitionen zurückgestellt werden. Mit einer nachhaltigen IT-Kosten-Planung lassen sich diese Stolpersteine vermeiden – und das Lehrgeld einsparen.

Mit einer guten Planung der IT und ihrer Kosten lässt sich aber auch der Arbeitsalltag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vereinfachen. Wenn die richtigen Systeme und Anwendungen zu den richtigen Personen finden, gut und sicher verknüpft für den jeweiligen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, dann bringt das mehr Effizienz und Freude in den Arbeitsalltag.

IT-Kosten-Planung: Haben Sie den Durchblick?

Wenn wir morgen zu Ihnen kämen und folgende zwei Fragen stellten, wie gut könnten Sie diese beantworten?

• Kennen Sie den Stand Ihre aktuellen laufenden IT-Kosten?
• Welche Kosten kommen in den kommenden zwei Jahren auf Sie zu?

Natürlich würden wir Ihnen viel mehr Fragen stellen, wenn es darum geht Ihre IT-Kosten-Planung auf Herz und Nieren zu prüfen, aber diese zwei allein reichen schon, um einen ersten Eindruck zu bekommen. Wenn Sie also auf beide Fragen eine passende Antwort haben, dann sind Sie bereits auf einem guten Weg. Sie wissen mehr über Ihre IT-Kosten als 80 Prozent der Unternehmen um Sie herum!

Wenn Sie auf eine der beiden Fragen keine zufriedenstellende Antwort haben, laden wir Sie ein, weiter zu lesen und unsere Gesprächsangebot Ende März anzunehmen.

Auf vertiefenden Fragen zu den verschiedenen Bereichen, mit welchen sich die IT-Kosten-Planung im Detail befasst, beschäftigen wir uns in unserem nächsten Beitrag im März. Wenn Sie das keinesfalls verpassen wollen, dann abonnieren Sie doch einfach unseren Newsletter.

Und nun zurück zur IT-Kosten-Planung und ihrem Nutzen. Vielleicht können Sie sich unter “Vorteile einer Kostenplanung” noch nichts Konkretes vorstellen. Daher an dieser Stelle eine kleine, keinesfalls ausführliche, Aufstellung:  

• Bei Fragen zu IT-Kosten agieren Sie stets aktiv. Kaum etwas kann Sie überraschen. 
• Ihr Unternehmen ist immer am aktuellen Stand: Vertragstermine werden rechtzeitig evaluiert und bearbeiten. 
• Ihre IT-Kosten sind ein strukturierter Prozess und kein Blindflug ohne Überblick.
• Ihre IT-Kosten sind “teamtauglich”: Sie haben eine dokumentierte Übergabe bei einem Personalwechsel.
• Sie haben einen Überblick und Vergleich der Kostenentwicklung über die Jahre.
• Sie haben Klarheit über veränderte Anforderungen in der IT.
• Sie können Ihre IT-Kosten auf Bereichsebene beurteilen und gezielt budgetieren.

Sind das Dinge, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen würden? Wir glauben die Antwort zu kennen. Deshalb gehen wir im Folgenden mit Ihnen jene Schritte durch, welche bei der IT-Kosten-Planung zu bedenken sind:

Erster Schritt für eine gelungene IT-Kosten-Planung: Geräte und IT-Komponenten

Ganz zu Beginn steht eine IST-Analyse. Sämtliche Geräte und IT-Komponenten Ihres Unternehmens gehören erfasst. Hier hilft das Zusammentragen aller IT-Agenden in Ihrem Firmennetz. Zusätzlich sollten Sie Ihre Arbeitsplätze auflisten und Klarheit über IT-Schnittstellen erlangen. Es hilft ausserdem IT-Komponenten verschiedenen Bereichen der IT (Arbeitsplatz, Backup …) zuzuordnen. So bekommen Sie einen bessere Überblick über die Daten. 

Zweiter Schritt für mehr Kosten-Überblick: Anschaffungszeiten und Nutzungsdauer

Um realistisch einschätzen zu können, wann Investitionen sinnvoll sind, sind Anschaffungszeitpunkt und voraussichtliche Nutzungsdauer einzelner Komponenten maßgeblich. Dabei helfen- neben der persönlichen Einschätzung – die End-of-Life-Daten der Produzenten. So verschaffen Sie sich ein Bild darüber, wann mit hoher Wahrscheinlichkeit Hardware durch ein neueres Modell ersetzt werden muss. 

Dritter Schritt für bessere IT-Kosten-Planung: Ermittlung der laufenden Kosten

Hier gilt es zwei wichtige Bereiche: Zuerst brauchen Sie die direkt zuordenbaren Kosten von Software, Lizenzen und Wartungskosten. Hierzu arbeiten Sie die Liste der Komponenten aus dem ersten Schritt Schritt für Schritt durch. Klären Sie, wann welche Kosten anfallen und wann welche Wartungsverträge fällig werden. Stellen Sie sich besonders hier nicht nur die Frage, welche Software Sie zur Verfügung haben, sondern auch welche Sie tatsächlich benutzen und für Ihre Prozesse benötigen. Hier hilft Ihnen das POST-Modell praktisch weiter. Vergessen Sie nicht auf Ihre Telefonkosten! Auch diese gehören hier dazu.  

In einem zweiten Schritt müssen Sie die nicht direkt zuordenbaren Kosten für Personal, IT-Dienstleister oder Managed Services im laufenden Betrieb der Liste hinzufügen. Das ist vielleicht nicht ganz so einfach, aber der Aufwand lohnt sich und nur so bekommen Sie ein wahrheitsgetreues Bild Ihrer IT-Kosten-Landschaft. 

Vierter Schritt: Zusammenfassung als Planungsgrundlage

Mit dem übersichtlichen Wissen rund um Ihre IT-Kosten sind diese keine unbekannte, sondern skalierbare Posten, die Sie agil und wirtschaftlich für Ihre digitale Transformation nutzen können. 

Hier angekommen, haben Sie nun alle grundlegenden Daten erfasst. Jetzt kennen Sie die aktuellen Kosten und können gleichzeitig das IT-Budget kurz- und längerfristig planen.

Wie Sie mehr aus Ihrer IT-Kosten-Planung herausholen

Wenn Sie noch mehr und konkret auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Tipps für die IT-Kosten-Planung benötigen, dann haben wir das Richtige für Sie: unser Webinar „IT-Kosten optimieren“ im März 2021. Melden Sie sich bereits heute an und lassen Sie Ihre Fragen in das Webinar einfliessen. Wir freuen uns auf Ihren Input, unser Wiedersehen und ein persönliches Kennenlernen.

Möchten auch Sie Ihre Kosten senken? Dann schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an - gemeinsam finden wir die besten Lösungen für Ihr Unternehmen.