IT-Kosten reduzieren: Möglichkeiten, Überlegungen, Lösungsvorschläge

IT-Kosten reduzieren: Möglichkeiten, Überlegungen, Lösungsvorschläge

Große Unternehmen und Konzerne haben eigene IT-Abteilungen mit Fachpersonal, das sich um alle Aspekte der technischen Infrastruktur kümmert und diese rechtssicher ausführt. Bei kleinen bis mittleren Unternehmen, Vereinen, Nichtregierungsorganisationen (NGO) und Non-Profit-Organisationen (NPO) ist das eher selten der Fall. Meist gibt es keine allein für die IT verantwortliche Person. Ein IT-Verantwortlicher würde in diesen Organisationen und Unternehmen zu hohe Kosten verursachen und wäre gleichzeitig nicht voll ausgelastet. 

Für KMU’s, NGO, NPO und Vereine ist es wichtig, Kosten und Ausgaben gering zu halten. So auch bei der IT. Trotzdem soll auch hier die Technik reibungslos und sicher laufen. In diesem Artikel möchten wir Überlegungen zu dieser Situation anstellen, Möglichkeiten aufzeigen und Lösungsvorschläge anbieten, wie Sie IT-Kosten reduzieren können.

IT-Outsourcing: Kostenersparnis durch Auslagern

Eine Studie des IDC aus dem Jahre 2018 zeigt: Cyber Security, Cloud Computing und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind jene Themen, die große und kleine Unternehmen in den nächsten Jahren beschäftigen werden. Neben vielen Chancen, stehen dabei auch viele Fragen im Raum, wie etwa jene, ob die notwendige IT-Infrastruktur am eigenen Standort untergebracht oder doch lieber ausgelagert werden soll.

Momentan ist der Standpunkt allerdings relativ klar: 34,5 % der Unternehmen mit IT-Aufwendungen unter 10 Millionen Euro verzichten auf das Auslagern von Unternehmensaufgaben. Es ist aber zu erwarten, dass sich diese Zahl bis 2023 auf 20 % verringern wird. Dabei muss man allerdings unterscheiden zwischen dem Gesamt-Outsourcing der IT-Infrastruktur, dem selektiven Outsourcing und dem Cloud-Sourcing.

Schaut man sich beispielsweise die Vor- und Nachteile des Gesamt-Outsourcings an, gibt es bereits erste Hinweise, dass sich durch ein Auslagern die IT-Kosten gut reduzieren lassen:

Vorteile von Outsourcing

• Anschaffungskosten werden eingespart
• Kosten bleiben durch Abrechnung über den IT-Service-Partner kalkulierbar
• Die Mitarbeiterverantwortung wird an den Outsourcing-Partner übergeben

Nachteile von Outsourcing

• IT-Know-how geht langfristig zum Outsourcing-Partner über
• gefühlter Kontrollverlust
• je nach Partner langfristige Bindung an Vertragslaufzeiten

Wer Kosten bei der IT sparen möchte, sollte das Outsourcing also zumindest in Betracht ziehen. Zwar lässt sich die tatsächliche Höhe der Einsparungen nur schwer voraussagen, bei klaren Verträgen und guten Konditionen können aber beachtliche Ausgaben eingespart werden.

Lesetipp: Was Sie beim Auslagern Ihrer IT-Infrastruktur beachten sollten, können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Weitere Möglichkeiten, mit denen man die IT-Kosten reduzieren kann

Ohne aktives Prozessmanagement oder kontinuierliche Verbesserungsprozesse können in Unternehmen schleichende Kosten entstehen, die mehr oder weniger „versteckt“ sind. Sie sind nur indirekt lesbar oder fallen einfach niemanden auf. Wer derart versteckte Kosten schnell aufspürt und diese proaktiv angeht und behebt, kann effektiv und nachhaltig Kosten bei der IT sparen. Dazu sind vor allem drei Dinge wichtig:

1. Der „Return of Investment“ der eingesetzten Technologien sollte direkt in den Geschäftsplan integriert werden und in der IT-Strategie sichtbar sein (Link zum vorigen Beitrag)
2. Alle Systeme sollten präventiv beurteilt und gewartet werden, damit keine Produktivitätseinbußen entstehen
3. Erkannte Probleme müssen zeitnah und zuverlässig behoben werden

Hier ein konkretes Beispiel: In einem Unternehmen gibt es kein wirkliches Lifecycle-Management der IT-Komponenten. Das heißt, die Geräte werden nur dann getauscht, wenn sie nicht mehr unterstützt werden, beschädigt sind oder nicht mehr funktionieren. Deswegen arbeiten manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit veralteter Hardware. Diese benötigt wesentlich länger für Startvorgänge und ressourcenintensive Anwendungen, als man es von den modernen Geräten gewohnt ist. Diese Verzögerungen halten Mitarbeitende pro Tag zwar nur wenige Minuten von der Arbeit ab, auf das Jahr gerechnet summiert sich das allerdings zu mehreren Stunden. Wenn gleich mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betroffen sind, vermehren sich diese Stunden entsprechend hin zu einigen Tagen des Wartens. Abgesehen davon, ist dieser “kleine tägliche Ärger” für die betroffenen Mitarbeiter mit der Zeit einfach nur noch frustrierend, was die Arbeitsmoral blockieren kann.

Aber auch bei der Server-Infrastruktur lassen sich IT-Kosten sparen. Werden Server nicht optimal genutzt, verursachen sie Kosten, die nicht effizient dem Leistungsprozess zugeführt werden können. Seit Jahren “geistert” deshalb das Stichwort „Servervirtualisierung“ durch Unternehmen. Anstatt für jeden Server eigenständige Hardware anzuschaffen, werden diese auf einer großen Plattform virtuell dargestellt. So lässt sich die Leistung viel besser ausnutzen, da unterschiedliche Nutzer und Anwendungen den Server entsprechend höher auslasten und so dessen Ressourcen optimal nutzen. Mit effektiver Virtualisierung und dem “Teilen” von Servern, lassen sich nicht nur die IT-Kosten reduzieren, sondern auch die Verwaltung der Server vereinfachen.

Lizenzierung: Auch hier lassen sich Kosten bei der IT sparen

Software-Lizenzen können einen erheblichen Teil der IT-Kosten in Unternehmen ausmachen. Wir haben sogar festgestellt, dass mit der Reduktion von Lizenzkosten gemeinnützige Organisationen die laufenden IT-Kosten am nachhaltigsten senken können. Die Auseinandersetzung mit dem Thema lohnt sich daher. 

Viele klassische Lizenzierungsmodelle sind nicht für kleinere Unternehmen geeignet. Anbieter wie Microsoft haben hier bereits im Jahre 2014 gegengesteuert und bieten seither, beispielsweise für Office 365, Finanzierungspläne auch für kleine und mittlere Unternehmen an.

Wer IT-Kosten bei Lizenzen reduzieren möchte, sollte sich nach Alternativen umsehen oder vergünstigte Lizenzen für Vereine und NGO ins Auge fassen. NPO, Kirchgemeinden oder Behörden profitieren von günstigen Sonderkonditionen bis hin zu Gratislizenzen. Für NPO-Lizenzen mit Rabatt ist das IT-Portal «Stifter-helfen» zuständig. Für die öffentliche Hand ist die Schweizerische Informatikkonferenz «sik.swiss» die richtige Adresse. Alle Details zu günstigeren Software-Lizenzen finden Sie übrigens in diesem Beitrag.

Die Frage ist, ob es überhaupt Lizenzen geben muss. Eine weitere Alternative ist Open-Source-Software, die meist kostenlos genutzt werden kann und deren Quellcode öffentlich eingesehen, geändert und genutzt werden kann. Hier wird der Support, die Weiterentwicklung und Fehlerbehebung von der Gemeinschaft der Entwicklerinnen und Entwickler übernommen.

IT-Support: ärgerlich, teuer, entbehrlich

Wie das Amen im Gebet, kommt der geschäftliche Ärger immer kurz vor oder direkt am Wochenende. Noch schlimmer wird es, wenn man das ganze Chaos erst am Montagmorgen entdeckt und so potenziell viel Umsatz verloren gegangen ist. Guter Rat ist in diesem Fall meist eines: teuer!

IT-Support-Kosten lassen sich einfach und nachhaltig reduzieren, indem man auf reibungslos funktionierende IT-Systeme, deren gut strukturierten Aufbau, konstantes Monitoring und eine lückenlose Dokumentation aller Komponenten setzt. Trifft ein Notfall ein derart überwachtes und regelmäßig gewartetes System, dann ist die Wiederherstellung des Betriebs schneller und kostenschonender möglich. Wie das aussehen kann, haben wir Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst. 

IT-Kosten reduzieren? Das geht

IT-Kosten reduzieren ist dann gut möglich, wenn man bereit ist, entsprechende Optimierung vorzunehmen. Betroffene Unternehmer brauchen allerdings Mut genau hinzusehen, denn Einsparungen bei den Kosten für die IT geht nur, wenn man vorher genügend analysiert und Informationen sammelt. Zudem ist es wichtig, laufend die Prozesse zu beobachten, damit keine versteckten Kosten aufkommen und die Hardware effizient ausgenutzt wird.

Möchten auch Sie Ihre Kosten senken? Dann schreiben Sie uns oder rufen Sie uns an - gemeinsam finden wir die besten Lösungen für Ihr Unternehmen.